D'un prototip al sistema que gestiona una empresa d'energia solar de 35 persones

El problema

Cada instal·lació passa per documentació del promotor, llicència d'obres, planificació i material, adjudicació a l'instal·lador, legalització amb distribuïdora i administració, facturació per fites i ajuts. Amb desenes de projectes oberts alhora, el seguiment vivia en fulls de càlcul, carpetes i correu, i depenia de la memòria de cada project manager.

La solució

Una plataforma que segueix cada projecte per les seves vuit fases, amb una pantalla i les seves tasques per perfil (comercial, project manager, legalització, compres, administració, manteniment). Més de cinquanta avisos automàtics es disparen quan es compleix una condició: llicència obtinguda, factura d'inici a punt, material adjudicat, marge per sota del previst, projecte a punt per tancar. El client final rep cada fita de la seva legalització sense que ningú la redacti.

Inclou planificació amb instal·ladors, estoc i comandes de material, costos per projecte amb alerta de marge i contractes de finançament i manteniment. Tres anys després la continuem ampliant.

Com vam treballar

1. 1

   Diagnòstic

   Sessions amb cada departament per dibuixar el flux real, tràmit a tràmit.

2. 2

   Disseny

   Pantalles per perfil i per fase, revisades amb qui les fa servir.

3. 3

   Primer lliurament en producció

   Per mòduls: projectes, legalització, compres, facturació, costos.

4. 4

   Ampliació

   Noves funcions des del 2023 sobre un backlog compartit amb el client.

El que ens emportem

Quan un procés depèn de tercers i de terminis, el valor no és al formulari sinó a saber en cada moment què falta i qui ha d'actuar, i avisar-lo sense que ningú se n'hagi de recordar.