D'un prototip al sistema que gestiona una empresa d'energia solar de 35 persones

El problema

Cada instal·lació passa per documentació del promotor, llicència d'obres, planificació i material, adjudicació a l'instal·lador, legalització amb distribuïdora i administració, facturació per fites i ajuts. Amb desenes de projectes oberts alhora, el seguiment vivia en fulls de càlcul, carpetes i correu, i depenia de la memòria de cada project manager.

La solució

Una plataforma que segueix cada projecte per les seves vuit fases, amb una pantalla i les seves tasques per perfil (comercial, project manager, legalització, compres, administració, manteniment). Més de cinquanta avisos automàtics es disparen quan es compleix una condició: llicència obtinguda, factura d'inici a punt, material adjudicat, marge per sota del previst, projecte a punt per tancar. El client final rep cada fita de la seva legalització sense que ningú la redacti.

Inclou planificació amb instal·ladors, estoc i comandes de material, costos per projecte amb alerta de marge i contractes de finançament i manteniment. Tres anys després la continuem ampliant.

Com vam treballar

1. 1

   Diagnòstic

   Sessions amb cada departament per dibuixar el flux real, tràmit a tràmit.

2. 2

   Disseny

   Pantalles per perfil i per fase, revisades amb qui les fa servir.

3. 3

   Primer lliurament en producció

   Per mòduls: projectes, legalització, compres, facturació, costos.

4. 4

   Ampliació

   Noves funcions des del 2023 sobre un backlog compartit amb el client.

El que ens emportem

Quan un procés depèn de tercers i de terminis, el valor no és al formulari sinó a saber en cada moment què falta i qui ha d'actuar, i avisar-lo sense que ningú se n'hagi de recordar.

Amb desenes de projectes oberts, el seguiment depenia de la memòria de cada project manager. Ara tota l'empresa veu en quina fase és cada obra i el sistema ens avisa quan un marge baixa del previst.