De un prototipo al sistema que gestiona una empresa de energía solar de 35 personas

El problema

Cada instalación pasa por documentación del promotor, licencia de obras, planificación y material, adjudicación al instalador, legalización con distribuidora y administración, facturación por hitos y ayudas. Con decenas de proyectos abiertos a la vez, el seguimiento vivía en hojas de cálculo, carpetas y correo, y dependía de la memoria de cada project manager.

La solución

Una plataforma que sigue cada proyecto por sus ocho fases, con una pantalla y sus tareas por perfil (comercial, project manager, legalización, compras, administración, mantenimiento). Más de cincuenta avisos automáticos se disparan cuando se cumple una condición: licencia obtenida, factura de inicio lista, material adjudicado, margen por debajo del previsto, proyecto listo para cerrar. El cliente final recibe cada hito de su legalización sin que nadie lo redacte.

Incluye planificación con instaladores, stock y pedidos de material, costes por proyecto con alerta de margen y contratos de financiación y mantenimiento. Tres años después seguimos ampliándola.

Cómo trabajamos

1. 1

   Diagnóstico

   Sesiones con cada departamento para dibujar el flujo real, trámite a trámite.

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   Diseño

   Pantallas por perfil y por fase, revisadas con quien las usa.

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   Primera entrega en producción

   Por módulos: proyectos, legalización, compras, facturación, costes.

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   Ampliación

   Nuevas funciones desde 2023 sobre un backlog compartido con el cliente.

Lo que nos llevamos

Cuando un proceso depende de terceros y de plazos, el valor no está en el formulario sino en saber en cada momento qué falta y quién debe actuar, y avisarle sin que nadie tenga que acordarse.