Compres, proveïdors i factures en un sol sistema per a l'operador del tramvia de Barcelona
TRAM gestionava expedients de compra, proveïdors i factures entre documents, fulls de càlcul i correu. Des del 2021 ho fan en un sistema propi que segueix el seu procediment pas a pas, avisa qui ha d'actuar i deixa constància de cada aprovació.
- 70 % menys de temps i de cost associat en la gestió dels expedients
- +25 usuaris, del director general als tècnics, en sis direccions
- 5 anys construint, mantenint i ampliant el sistema des del 2021
El problema
Cada expedient de compra passava per diverses mans i diversos formats: documents, fulls de càlcul i correu. Saber en quin punt era, qui el tenia i qui havia aprovat què costava temps. El procediment estava definit i auditat; el problema era executar-lo a mà.
La informació és sensible: base de dades xifrada, accés només per a usuaris autoritzats, nivells per perfil i ús remot.
La solució
Un sistema intern que segueix el procediment de compres de TRAM pas a pas: expedients, contractes, proveïdors i factures emeses i rebudes, amb un perfil per paper (gestor, validador, administrador). Cada aprovació queda registrada amb qui i quan, i el sistema avisa per correu la persona que ha d'actuar a cada fase. Ningú no persegueix ningú.
Des del 2021 el mantenim i l'hem ampliat tres vegades a petició de TRAM: perfil extern per a conflictes d'interès, variacions de contracte amb IPC, avaluació de proveïdors i flux d'autorització per a tècnics i responsables.
Com vam treballar
- 1
Diagnòstic
Lectura dels procediments de compres i factures i sessions amb qui els aplica.
- 2
Disseny
Fluxogrames, pantalles i fluxos de validació aprovats abans de programar.
- 3
Primer lliurament en producció
Construït per un equip de tres persones dirigit per nosaltres.
- 4
Ampliació
Manteniment continu i tres ampliacions des del 2021, amb la documentació al dia.
El que ens emportem
Un procediment escrit és el millor punt de partida: el sistema no inventa un procés nou, fa complir el que ja existeix i deixa constància de cada pas.
Sabem en tot moment en quin punt és cada expedient, qui el té i qui ha aprovat què. El sistema segueix el nostre procediment i avisa qui ha d'actuar: ja ningú persegueix ningú per correu.