Compras, proveedores y facturas en un solo sistema para el operador del tranvía de Barcelona
TRAM gestionaba expedientes de compra, proveedores y facturas entre documentos, hojas de cálculo y correo. Desde 2021 lo hacen en un sistema propio que sigue su procedimiento paso a paso, avisa a quien debe actuar y deja constancia de cada aprobación.
- 70 % menos de tiempo y de coste asociado en la gestión de los expedientes
- +25 usuarios, del director general a los técnicos, en seis direcciones
- 5 años construyendo, manteniendo y ampliando el sistema desde 2021
El problema
Cada expediente de compra pasaba por varias manos y varios formatos: documentos, hojas de cálculo y correo. Saber en qué punto estaba, quién lo tenía y quién había aprobado qué costaba tiempo. El procedimiento estaba definido y auditado; el problema era ejecutarlo a mano.
La información es sensible: base de datos cifrada, acceso solo para usuarios autorizados, niveles por perfil y uso remoto.
La solución
Un sistema interno que sigue el procedimiento de compras de TRAM paso a paso: expedientes, contratos, proveedores y facturas emitidas y recibidas, con un perfil por papel (gestor, validador, administrador). Cada aprobación queda registrada con quién y cuándo, y el sistema avisa por correo a la persona que debe actuar en cada fase. Nadie persigue a nadie.
Desde 2021 lo mantenemos y lo hemos ampliado tres veces a petición de TRAM: perfil externo para conflictos de interés, variaciones de contrato con IPC, evaluación de proveedores y flujo de autorización para técnicos y responsables.
Cómo trabajamos
- 1
Diagnóstico
Lectura de los procedimientos de compras y facturas y sesiones con quien los aplica.
- 2
Diseño
Flujogramas, pantallas y flujos de validación aprobados antes de programar.
- 3
Primera entrega en producción
Construida por un equipo de tres personas dirigido por nosotros.
- 4
Ampliación
Mantenimiento continuo y tres ampliaciones desde 2021, con la documentación al día.
Lo que nos llevamos
Un procedimiento escrito es el mejor punto de partida: el sistema no inventa un proceso nuevo, hace cumplir el que ya existe y deja constancia de cada paso.